Wie verändert sich ein Team, wenn KI einen Teil der Arbeit übernimmt?
Torsten Schollmayer
Die KI bereitet einen Text vor, und ein Mensch soll damit weiterarbeiten. Damit das klappt, muss das Team klären, wer das Ergebnis prüft und wer dafür geradesteht.
Der Papierstreifen läuft durch mehrere Stationen, so wie eine Aufgabe durch ein Team.
Stell dir ein Team vor, das Antworten auf häufige Kundenfragen vorbereitet. Bisher sammelt eine Kollegin die Fragen, spricht mit den Zuständigen und schreibt einen Entwurf. Künftig soll die KI die Fragen ordnen und erste Antworten formulieren. Damit ändert sich, womit die Kollegin weiterarbeitet und was sie an die anderen weitergibt.
Festlegen, was die KI bearbeiten soll
Bevor jemand die KI beauftragt, braucht das Team ein gemeinsames Bild vom Ergebnis. Die KI kann vorhandene Antworten sprachlich glätten. Sie kann auch Antworten auf Fragen vorschlagen, die bisher niemand beantwortet hat. Das Zweite braucht deutlich mehr Vorbereitung und Prüfung.
Im Beispiel könnte die Kollegin festlegen, dass die KI nur freigegebene Unterlagen verwendet. Fehlt dort eine Angabe, markiert die KI die Stelle als offen. Die Kollegin weiß dann, wo sie bei den Zuständigen nachfragen muss. Auch die anderen im Team sehen, welche Arbeit erledigt ist und welche noch ansteht.
Wer die Aufgabe beschreibt, muss wissen, welche Unterlagen aktuell sind und wer fachliche Fragen beantworten kann. Diese Vorbereitung kostet Zeit, und das Team sollte sie bei der Verteilung der Arbeit einplanen. Sonst erwartet es einen fertigen Text von jemandem, der erst noch die Informationen zusammensuchen muss.
Wer welchen Schritt übernimmt
01
Du beschreibst die Aufgabe.
Du legst fest, welche Fragen beantwortet werden und welche Unterlagen die KI verwenden darf.
02
Die KI bereitet den Entwurf vor.
Sie ordnet die Fragen und formuliert Antworten aus diesen Unterlagen. Was fehlt, bleibt markiert.
03
Du gibst die Antwort frei.
Du klärst die offenen Stellen mit den Zuständigen und entscheidest, ob der Text verwendet werden kann.
Das Beispiel zeigt, wie eine Kundenantwort entsteht. Wer welche Aufgabe übernimmt, vereinbart das Team.
Bei der Übergabe die offenen Fragen mitgeben
Ein gut formulierter Entwurf sieht schnell fertig aus. Die nächste Person weiß aber nicht unbedingt, aus welchen Unterlagen er stammt. Sie sieht ihm auch nicht an, ob jemand die Aussagen geprüft hat. Deshalb gehört zur Übergabe eine kurze Notiz zum Stand der Arbeit.
Die Kollegin könnte zum Beispiel sagen, dass sie die Antworten zu den Lieferzeiten geprüft hat. Bei den Rückgabebedingungen wartet sie noch auf eine Auskunft. Wer den Entwurf übernimmt, arbeitet mit den geprüften Teilen weiter und klärt gezielt die eine offene Frage. Niemand muss die ganze Recherche wiederholen.
Ein ausführlicher Bericht ist dafür nicht nötig. Die nächste Person muss wissen, was sie verwenden kann und was sie noch klären muss. Wie ausführlich die Notiz sein muss, findet das Team am schnellsten bei der nächsten Übergabe heraus.
Die Zusage geben Menschen
Ein Entwurf der KI ist noch keine Zusage an eine Kollegin oder einen Kunden. Zusagen kann nur ein Mensch, der weiß, was er bis wann liefern kann. Wie man solche Zusagen sauber trifft, beschreibt ein Ansatz namens Commitment-Based Management. Eine Person gibt einer anderen eine klare Zusage, und beide wissen, worauf sie sich bezieht.
Im Beispiel sagt die Kollegin zu, die geprüften Antworten bis zu einem vereinbarten Termin zu liefern. Fehlt ihr eine Auskunft, spricht sie das an, bevor sie zusagt. Vielleicht reicht es, die offenen Antworten später nachzureichen. Vielleicht braucht das Team einen anderen Termin. Das entscheiden die, die auf die Antworten warten.
Prüfen und Nachfragen gehören zur Aufgabe, auch wenn die KI den Entwurf in Minuten liefert.
Eine Aufgabe von Anfang bis Ende ansehen
Für den Anfang eignet sich eine Aufgabe, die regelmäßig wiederkommt. Du gehst sie mit deinem Team einmal ganz durch: wie die Frage hereinkommt, wer die Informationen beschafft, wer den Entwurf prüft und was die nächste Person in die Hand bekommt. An diesem Ablauf lässt sich festmachen, welchen Teil die KI übernehmen soll.
Nach der ersten Übergabe sieht das Team, wo Erklärungen fehlten oder Rückfragen nötig waren. Daraus entstehen die nächsten Vereinbarungen. Auf der Seite „So arbeite ich“ beschreibe ich, wer in meiner eigenen Arbeit prüft und wer entscheidet.
